Politique de confidentialité

Les principes suivants décrivent notre engagement à protéger la confidentialité de vos renseignements personnels.

A. Responsabilité

Nous sommes responsables de tous les renseignements personnels que nous détenons, y compris tout renseignement personnel communiqué à des tiers à des fins administratives ou de traitement. C’est la direction générale de la protection de la vie privée de CEO qui établit et supervise les pratiques et lignes directrices pertinentes en matière de confidentialité.

Tous les employés, agents (y compris les bénévoles autorisés) et fournisseurs de services autorisés de CEO sont tenus de protéger la confidentialité de vos renseignements personnels. Tous les employés et agents doivent signer et adopter un code de conduite et d’éthique qui les informe de l’importance de protéger la confidentialité des renseignements. CEO fournit périodiquement des rappels à ses employés et agents pour s’assurer qu’ils connaissent sa politique sur la confidentialité, les politiques connexes et les derniers développements dans le domaine de la vie privée.

Lorsque nous sous-traitons certains services, comme le traitement de données, nous choisissons le fournisseur avec soin. Nous prenons toutes les précautions raisonnables pour nous assurer que le fournisseur protège vos renseignements personnels, et celui-ci signe un contrat avec CEO attestant qu’il respecte des normes de confidentialité et de sécurité comparable aux nôtres.

B. Renseignements personnels identificatoires

Nous recueillons seulement les renseignements personnels qui sont, de notre avis, nécessaires aux fins énoncées ci-dessous. Nous pouvons notamment recueillir les renseignements suivants :

• Nom;
• Coordonnées (numéro de téléphone, adresse postale, adresse courriel);
• Documents d’identification;
• Date de naissance;
• Renseignements sur un donateur;
• Renseignements sur un participant à un événement ou à un programme;
• Renseignements sur un employé;
• Renseignements sur un bénévole;
• Renseignements sur une transaction;
• Communications, y compris lorsque vous communiquez avec nous ou nous répondez par courriel, par clavardage, par appel audio ou vidéo ou encore par document papier;
• Renseignements sur l’appareil (p. ex., renseignements sur le système d’exploitation, le navigateur, les applications logicielles, l’adresse IP, la géolocalisation, le statut de sécurité, etc.), dans le but d’améliorer votre expérience, de nous protéger des fraudes et de gérer les risques;
• Renseignements sur l’utilisation du site Web (p. ex., comportement sur le site Web de CEO et visite des liens qu’il contient; données recueillies par des témoins ou autres outils Web), afin de mieux comprendre vos intérêts et vos besoins dans le but de mieux vous aider et vous servir.

Nous recueillons vos renseignements personnels de manière légale et appropriée. Nous pouvons obtenir ces renseignements auprès de vous, lorsque vous nous les fournissez volontairement, ou auprès d’une tierce partie ou de sources publiquement accessibles. Vous pouvez choisir de ne pas nous fournir certains renseignements dans certaines circonstances, mais cela pourrait nous empêcher de vous prêter pleinement assistance. Nous recueillons, utilisons et communiquons les renseignements personnels uniquement aux fins que nous vous énonçons – fins qui vous sont toujours indiquées au moment de la cueillette des données.

Nous pouvons utiliser des caméras ou d’autres dispositifs d’enregistrement à l’intérieur et aux alentours de nos locaux, lors des réunions en ligne et à d’autres emplacements, le tout à des fins opérationnelles et pour la sécurité de notre personnel et de notre matériel.

CEO peut, à l’occasion et de manière raisonnable, recueillir des renseignements personnels identificatoires de sources publiées ou publiques en vue d’approcher certaines personnes.

C. Énoncés des fins

Avec votre consentement, nous recueillons des renseignements à votre sujet à diverses fins, dont les suivantes :

• Établir et confirmer votre identité.
• S’assurer que nos renseignements à votre sujet sont exacts et à jour.
• Gérer votre relation avec nous (dons, participation aux événements ou à certains programmes de réseautage ou de mentorat, implication communautaire, bénévolat, emploi, etc.) et vous contacter concernant la poursuite de cette relation.
• Traiter vos transactions, y compris le fait de traiter les dons et les paiements, de rediriger les dons (en tout ou en partie) à un autre organisme de charité conformément à vos instructions, de délivrer un reçu fiscal, de confirmer le renouvellement d’un don et de tenir un historique de dons.
• Prêter assistance aux organisations en milieu de travail qui nous engagent pour administrer leurs programmes de don et de philanthropie internes, dans le cadre desquels nous pourrions recueillir des renseignements sur les employés actuels, les employés retraités et les sous-traitants desdites organisations.
• Établir et entretenir des liens avec des donateurs antérieurs, actuels et potentiels.
• Établir et maintenir des liens avec les bénévoles, y compris pour les aider à s’acquitter de leurs tâches et responsabilités de bénévolat et pour les informer des activités et réalisations de CEO.
• Connaître nos donateurs, nos bénévoles et les autres personnes qui nous soutiennent, et comprendre leurs besoins afin de bien gérer et développer nos ressources pour remplir notre mission, qui est de servir les intérêts de la collectivité.
• Répondre à vos demandes d’information.
• Communiquer avec vous, notamment pour vous envoyer du matériel sur Centraide ou vous inviter à nos événements ou séances d’information qui pourraient vous intéresser.
• Vous remercier de votre contribution.
• Avec votre consentement, souligner publiquement votre contribution (financière ou autre).
• Communiquer vos renseignements à d’autres personnes ou organisations, y compris les organisations auxquelles vous redirigez vos dons ou avec lesquelles vous interagissez (p. ex., en faisant du bénévolat) en notre nom.
• Compiler des statistiques et des rapports qui nous indiqueront, nous et nos organisations partenaires, où nous pouvons aider le plus.
• Établir, maintenir et administrer votre relation d’emploi, y compris les obligations courantes concernant les avantages sociaux, l’historique de santé et les régimes de retraite, et mettre fin à cette relation.
• Respecter les exigences et répondre aux requêtes de nature juridique et réglementaire.
• Enquêter sur les allégations d’ordre juridique.
• Vous protéger et nous protéger contre les fraudeurs et contre les transactions et comportements frauduleux.
• Protéger CEO contre d’autres risques d’ordre juridique, réglementaire, financier ou commercial.
• Procéder à une autre utilisation permise par la loi.

D. Consentement

Consentement en matière de confidentialité : Nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels avec votre permission, sauf là où la loi l’exige ou le permet autrement. Votre permission peut être explicite (orale, écrite ou électronique) ou tacite (par action ou inaction).

Vos choix : Tant que vous êtes en relation avec nous, nous pouvons communiquer avec vous aux coordonnées que vous avez fournies pour vous parler des enjeux et des activités de CEO ainsi que des occasions qui pourraient vous intéresser.

Modification ou retrait du consentement : Vous pouvez en tout temps revenir sur les modalités de vos consentements en matière de la confidentialité et de vos préférences de communications; il suffit de communiquer avec nous par téléphone, par courriel ou par la poste. Pour les préférences de communication, vous pouvez aussi consulter notre centre de préférences en ligne.

Nous respecterons vos modifications ou votre retrait sous réserve des contraintes juridiques, contractuelles ou techniques. Par exemple, si vous demandez de ne pas recevoir de courrier de notre part, nous ferons le nécessaire pour ne plus vous envoyer de sollicitation de dons ou de renseignements généraux, mais nous vous enverrons tout de même un reçu fiscal pour vos dons ou un relevé de solde du don promis. En raison des calendriers d’impression et de distribution, vous pourriez continuer de recevoir certaines communications dont le traitement était déjà enclenché lorsque nous avons reçu votre demande. Dans les cas où nous pouvons traiter votre demande de plusieurs façons, nous vous expliquerons les différentes possibilités pour que vous puissiez choisir celle qui vous convient.

E. Limites de la collecte

Nous ne recueillerons que les renseignements personnels requis pour les fins énoncées.

F. Limites d’utilisation, de communication et de conservation

Utilisation : Nous utilisons vos renseignements aux fins que nous vous énonçons. Si nous voulons utiliser vos renseignements à une fin autre que celles énoncées lorsque nous les avons recueillis, nous expliquerons cette nouvelle fin et demanderons votre consentement au préalable.

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels.

Communication : Nous ne communiquons vos renseignements personnels que dans les cas suivants :

• Dans le cas des dons faits par l’intermédiaire de l’employeur, votre employeur a accès à certains renseignements personnels dans le cadre de la campagne auprès des employés. CEO respecte le droit à la vie privée des donateurs et travaille avec les responsables de la campagne pour limiter les entités à qui sont transmis les renseignements et pour ne communiquer ces derniers qu’aux fins de la campagne. Par exemple, si vous faites un don sous forme de retenue à la source, nous pourrions avoir à fournir les renseignements nécessaires pour vous identifier dans le système de paie ainsi que le montant à déduire de votre paie. En outre, l’employeur peut avoir des politiques internes sur l’accès aux renseignements personnels des employés et l’utilisation de ces renseignements; CEO respectera les exigences et limites des politiques de votre organisation.
• Nous communiquons des renseignements à d’autres filiales de Centraide si nous traitons un don destiné à une autre communauté de Centraide. Nous ne transmettons vos renseignements qu’à la filiale concernée par votre don.
• Si vous destinez votre don à un autre organisme de charité dans le cadre d’une campagne auprès des employés, nous indiquerons votre nom, votre employeur et le montant de votre don à l’organisme en question. Vous pouvez retirer votre consentement en communiquant avec nous, auquel cas nous transmettrons le don de manière anonyme.
• Nous pouvons sous-traiter certains services à des tiers choisis soigneusement. Au cours de la sélection, nous nous assurons que ces tiers ont des normes de confidentialité et de sécurité comparables aux nôtres. Si nous leur permettons d’accéder aux renseignements personnels, cet accès est limité aux seuls renseignements requis pour que le tiers s’acquitte de ses obligations contractuelles envers nous. Les tiers ne sont pas autorisés à utiliser ou à communiquer les renseignements personnels à leurs propres fins (p. ex., marketing).
• Si un tiers organise un événement en utilisant les systèmes de CEO pour inscrire les participants, vos renseignements peuvent être communiqués à l’organisateur aux seules fins de gérer l’événement et votre participation.
• Nous pouvons communiquer des renseignements personnels aux autorités judiciaires ou de réglementation en cas d’activité criminelle (soupçonnée ou avérée) ou d’infraction à la loi; pour la détection et la prévention de la fraude; si cela est nécessaire pour satisfaire aux exigences juridiques ou réglementaires des gouvernements, des autorités de réglementation ou des organismes d’autoréglementation; pour respecter l’ordonnance d’un tribunal; ou pour protéger nos actifs.
• En cas de réorganisation, de fusion ou d’autre modification de notre structure organisationnelle, nous pouvons transférer les renseignements personnels pertinents.
• En toute autre situation, nous ne communiquerons vos renseignements personnels qu’avec votre consentement, sauf si la loi l’exige ou le permet autrement.

Conservation et stockage : Nous conserverons vos renseignements seulement aussi longtemps que la loi l’exige ou qu’il est nécessaire pour accomplir les fins auxquelles ils ont été obtenus. Nous disposons de directives et de procédures qui encadrent la conservation et la suppression des renseignements personnels. De plus, nous employons des mesures pour prévenir tout accès non autorisé aux renseignements au cours du processus de leur suppression.

Les renseignements personnels recueillis sont conservés électroniquement aux bureaux de CEO à Ottawa ou, dans certains cas, dans les bureaux de nos fournisseurs tiers. Ainsi, vos renseignements pourraient être stockés dans un territoire autre que celui où vous résidez, mais nous veillons à ce qu’ils soient protégés conformément aux exigences en vigueur dans ce territoire.

G. Exactitude

Nous nous sommes dotés de procédures appropriées pour veiller à ce que les renseignements personnels que nous détenons soient aussi exacts et à jour que nécessaire pour les fins auxquelles ils ont été recueillis. Nous comptons sur vous pour nous informer de toute modification à vos renseignements personnels, par exemple vos coordonnées. L’omission de le faire pourrait perturber nos communications et nos transactions avec vous ou nous empêcher de nous acquitter de nos obligations juridiques ou réglementaires.

Si vous croyez que nous détenons des renseignements inexacts ou incomplets à votre sujet, vous pouvez nous demander de les modifier ou de les supprimer. Si vos renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, nous ferons les modifications nécessaires. Au besoin, nous communiquerons toute modification significative à nos fournisseurs tiers qui ont besoin de vos renseignements.

H. Mesures de sécurité

Nous conservons vos renseignements personnels en toute sécurité et confidentialité. Nous maintenons des mesures de sécurité physiques, techniques et organisationnelles appropriées pour les protéger contre la perte, le vol et toute consultation, divulgation, copie, utilisation ou modification non autorisée.

L’accès à vos renseignements personnels est réservé aux employés, aux agents et aux fournisseurs de services autorisés de CEO qui en ont besoin pour accomplir ce pour quoi les renseignements ont été recueillis. CEO protège vos renseignements par des mesures adaptées à leur sensibilité et à leur format, qu’il soit électronique ou papier.

Nos procédures comprennent des mesures de sécurité physiques, des mesures organisationnelles – dont la restriction de l’accès selon le principe du « besoin de connaître » – et des mesures technologiques, comme des mots de passe et un chiffrement. Pour la gestion des relevés électroniques de paiements, CEO adhère à la Norme de sécurité des données de l’industrie des cartes de paiement (PCI DSS).

Il vous incombe aussi de contribuer à la sécurité de vos renseignements personnels, notamment en protégeant tout document sensible que vous conservez en lien avec CEO, comme les renseignements sur les dons et les relevés de transaction.

I. Transparence

Nous sommes transparents quant à nos pratiques de gestion des renseignements personnels. Notre politique sur la confidentialité est disponible en tout temps sur notre site Web. Si vous ne pouvez pas accéder à notre site ou si vous avez besoin de la politique dans un autre format, nous ferons de notre mieux pour vous la fournir dans un format convenable.

J. Accès individuel

Vous pouvez nous demander si nous détenons des renseignements personnels à votre sujet, comment nous les avons recueillis, comment nous les utilisons et quelles entités tierces y ont accès. Vous pouvez aussi demander un exemplaire des renseignements recueillis pour en vérifier l’exactitude. CEO peut vous demander en retour de soumettre votre demande par écrit, avec suffisamment de précisions pour nous permettre de retrouver et de vous fournir les renseignements personnels à votre sujet que nous détenons. CEO devra confirmer votre identité avant de vous communiquer tout renseignement et pourra exiger des frais raisonnables pour vous fournir les renseignements.

Si de tels frais sont exigés, CEO vous fournira une estimation avant de vous transmettre les renseignements. CEO entend répondre aux demandes d’accès dans un délai raisonnable compte tenu de la complexité, du volume et de la sensibilité de la demande. Nous ferons de notre mieux pour vous communiquer le détail dans la mesure prévue par la loi.

Si nous pouvons acquiescer à votre demande, nous vous communiquerons vos renseignements personnels ou l’information à leur sujet dans un format universellement compréhensible. Si nous ne pouvons pas fournir certains des renseignements demandés, nous vous expliquerons pourquoi.

K. Recours et prise de contact

La présente politique et son application relèvent de notre direction générale de la protection de la vie privée de CEO.

Si vous avez des préoccupations ou des demandes relatives à la confidentialité, vous pouvez en faire part à tout employé avec qui vous avez un contact habituel. Si vous ne savez pas à qui vous adresser ou si vous avez toujours des préoccupations, vous pouvez écrire par courriel à la direction générale de la protection de la vie privée, à privacy@unitedwayeo.ca.

Vous pouvez déposer une plainte relative à la confidentialité par courriel auprès de la direction générale de la protection de la vie privée. Nous étudions toutes les plaintes; si la vôtre est justifiée, nous ferons tout ce qu’il faut pour rectifier la situation, même ajuster nos politiques et nos pratiques si nécessaire.